送迎管理の負担から解放されて、
より充実したサービス開発に取り組める環境へ

1日130名分の送迎管理に1時間半を費やす毎日に限界を感じて

運動に特化した半日型デイサービス「ビーナスクラブ」をはじめ、さまざまな介護福祉施設を関東・関西で展開している株式会社ビーナス様。今回お話を伺ったのは、その中でも登録者数が500名以上にのぼるビーナスクラブ泉北様です（2025年8月時点）。1日130名ほどの利用者様が、フィットネスクラブに通う感覚で来所される毎日。「らくぴた送迎」を導入するまでは、その送迎計画作成は複雑さを極めていました。

「らくぴた送迎導入までは、担当者がExcelで計画表を作成し、紙で管理していました。午前の利用者様をお送りしたあと、そのまま午後の利用者様をお迎えに行くのですが、その送迎計画作成や修正に毎日1時間半以上かかるのが悩みでした。さらに作成を担当できるスタッフが1名しかおらず、たびたび持ち帰りで仕事をこなしているのを見て、これをなんとかDX化できないかと考えていたんです」（植田様）

「ビーナスクラブでは、たとえば病院の診察日や、ご友人とのお出かけなどと重なって施設利用をお休みされる場合は、別日に振替が可能です。この流動性が、送迎計画作成を複雑にしていた要因のひとつでした。それに加えて、体調不良などによる当日キャンセルも発生しますから、その都度、紙の送迎表上で加筆修正するのですが、やはり煩雑でヒューマンエラーが起きる可能性をゼロにはできませんでした」（中矢様）

導入前には、スタッフの不安を解消する細やかなサポートも

運動指導を担当するインストラクターが、送迎ドライバーも兼任しているビーナスクラブ泉北様。送迎にまつわる業務をシンプルにすることは、インストラクターが本来の業務に集中できるようにするためにも欠かせないことでした。そんな課題解決に頭を悩ませていた時に出会ったのが「らくぴた送迎」。

「送迎のDX化はいずれ組織全体で考えていかなければならないことです。ですから最初にトライアルをするなら、もっとも人数が多いビーナスクラブ泉北が最適だと考えました。これだけの複雑さをらくぴた送迎が解決してくれるなら、他事業所へも安心して展開できます。導入にあたってはダイハツさんが非常にフットワーク軽く動いてくださり、細やかなサポートを行なってくださいました」（植田様）

「ダイハツさんのサポートのおかげで、スタッフも大きな不安を感じることなく新しい仕組みに移行できたと思います。システムが実際に稼働するまでの準備期間は2週間ほどでした。データ入力と設定に少し手間はかかりましたが、ベースとなる計画ができたことで、日々の送迎管理は桁違いに楽になりました」（中矢様）

こうして「らくぴた送迎」の運用がスタート。送迎計画作成が属人化して担当職員に負担が集中していた頃と比べると、現在は４〜5名で作業を分担できるように。送迎計画作成で持ち帰り業務が発生することもなくなりました。

到着時間が正確になり、利用者様のアクティビティ開始もスムーズに

「らくぴた送迎」を導入してからは、日々生じる変更への対応が簡単になっただけでなく、送迎計画が効率化されたことで施設への到着時間も早くなったそうです。

「利用者様からは、“到着が早くなって運動前の時間的余裕ができたおかげで、バタバタせずに済むようになった”という声が多く寄せられています。スタッフにとっても、事前レクリエーションの時間が確保しやすくなり助かっています」（中矢様）

「ご利用日の振替や急なキャンセルがあっても、送迎計画の調整が容易で、到着時間予想が正確なのも助かりますね。お待たせすることや送迎漏れもなくなり、以前は送迎に関するお叱りを受けることが月に２〜３件あったのが、今はゼロになっています」（植田様）

また、ビーナスクラブ泉北様では、利用者様宅への到着前に必ず電話連絡を入れることをルール化されています。紙の送迎表を見ながら携帯電話に番号を手打ちして対応していた頃とは違い、「らくぴた送迎」なら、走行ルートや到着時間予想もスマホ画面上で確認でき、利用者様へのコールもワンタップでOK。送迎中の安心・安全度も向上しました。

「複雑だったタスクがシンプルになり、経験の浅いスタッフでも安心して一人で送迎に出られるようになりました」（中矢様）

ビーナスクラブ泉北様の成功体験を、他施設へも展開中

送迎計画作成と運用が楽になったことに加え、送迎ドライバーの負担になっていたマルチタスクも軽減。人材確保と定着につながる「働きやすさ向上」にも「らくぴた送迎」が一役買っています。

「理想は、スタッフが誰でもシステムを操作できる状態になることです。今後は入社1年後をめどに、利用者様のプロフィールが把握できるようになったタイミングで、送迎計画作成のスキルを身につけてもらおうと考えています」（植田様）

「省力化によって生まれた時間や精神的余裕を生かして、もっと新しい価値創造に取り組めるような組織環境にしていきたいですね」（植田様）

ビーナスクラブ泉北様の成功体験をもとに、現在は他の施設でも「らくぴた送迎」が導入され、日々の送迎に役立っているそうです。「フィットネスクラブのようなデイサービス」で、地域のご高齢者の健康をサポートする活気に満ちた職場。その舞台裏で、今日も「らくぴた送迎」が活躍しています。